Как B2B-портал оптимизирует работу менеджера

Ежедневная рутина мешает менеджерам продавать

Потеря времени на рутинных операциях — одна из основных проблем, с которой сталкиваются менеджеры в сфере оптовых продаж. У каждой компании есть специфика и особенности в рабочих процессах. Но везде, у всех оптовых компаний, с которыми мне удалось поработать за последние 15 лет, есть рутинные процессы в системе продаж, приводящие к потере прибыли.

Рутинные задачи, такие как обработка входящих заявок, консультация по наличию и стоимости товаров, отслеживание статуса заказов, выставление счётов, могут занимать значительную часть рабочего времени менеджера.

Например, вместо того, чтобы заниматься увеличением клиентской базы или допродажами, менеджер целый день отвечает на запросы текущих клиентов о стоимости товаров, уточняет наличие на складе, отправляет прайс-листы, рассчитывает индивидуальные скидки для контрагентов. В зависимости от вида деятельности и клиентской базы, у менеджера может быть 100–200 таких запросов в день.

В итоге получается, что рутинные задачи не только отнимают время менеджеров, но и отвлекают от самой сути работы — продаж и поиска новых клиентов.

Рабочие процессы менеджера можно оптимизировать с помощью B2B-платформы

Переход клиентов на самообслуживание и автоматизация рабочих процессов менеджера могут помочь решить проблему рутинных процессов.

Желание клиентов перейти на самообслуживание — уже устоявшийся тренд. По данным OROcommerce, 80% закупщиков, опрошенных в начале 2022 года, сказали, что планируют в течение следующих 12 месяцев почти полностью перейти на закупки по диджитал-каналам.

Почему так происходит? Один из основных факторов — успешный опыт при работе с онлайн-сервисами в рознице. У многих появился опыт заказов в интернет-магазинах и на маркетплейсах. Клиенты все меньше хотят зависеть от менеджера и смотрят в сторону самостоятельного взаимодействия с сервисом. Пандемия резко ускорила этот процесс.

В автоматизации оптовых процессов может помочь B2B-платформа. Это набор готовых решений для автоматизации, которые настраиваются под бизнес-процессы заказчика. Платформа позволяет сократить сроки запуска первой версии системы с 9–18 месяцев до 2–6. Бюджет на внедрение платформы для оптовых продаж в среднем в 3 раза меньше, чем при индивидуальной разработке.

Компания Formix занимается B2B-проектами 15 лет. За это время мы успешно реализовали 40 проектов для оптовых компаний с оборотом 0,5–1 млрд ₽ Основываясь на полученном опыте, мы разработали свою B2B-платформу Formix. Производственные и оптовые компании из разных сфер B2B-рынка, такие как: электротехника, спецодежда, инженерное оборудование, DIY, канцелярские товары и другие, уже проверили платформу на практике.

Онлайн-сервис для дилеров, который мы запускаем с помощью B2B-платформы Formix, позволяет оптимизировать работу менеджера. Давайте разберёмся на конкретных примерах, как это происходит.

Оптимизируем работу менеджера с каталогом

Давайте разберём, с чем ежедневно сталкивается менеджер, когда работает с каталогом товаров без автоматизации.

• Менеджер проверяет наличие товара, цены, остатки на складах. Чаще всего, у менеджеров уточняют наличие нужного количества товара и его стоимость по индивидуальным условиям закупки. Список товара присылают в разном формате, артикулами, названием, иногда в виде фото товара. Менеджер вынужден сам находить нужную информацию и отправлять её клиенту. Так как такие запросы в основном приходят параллельно, кому‑то из клиентов приходится долго ожидать ответа.

• Пока клиент получит и ознакомится с данными, они могут стать неактуальными. Менеджер отправляет информацию клиенту и ждёт от него ответ. Клиенту для ознакомления и принятия решения тоже требуется время. Пока это произойдёт, данные могут перестать быть актуальными — меняется количество товара на складе, или его уже резервирует другой клиент, или может обновиться цена на товар и т. д.

Пример: сделка сорвалась из-за длительного ответа со стороны менеджера поставщика

• Менеджер забыл ответить, закончился рабочий день, клиент пропустил сообщение и т. д. Менеджеры, как на стороне производителя, так и на стороне клиента, сильно загружены. Поэтому часто случается ситуация, когда менеджер закрутился и забыл ответить на запрос, или закончился рабочий день и пришлось отложить ответ до завтра. Или клиент в потоке сообщений пропустил ответ менеджера и продолжает его ждать. Эти факторы часто ведут к тому, что сделка не состоится, а у производителя/поставщика будет упущенная прибыль.

• Для согласования требуется несколько итераций. Когда только у менеджера есть вся необходимая информация для принятия решения, процесс согласования становится более сложным и затягивается во времени. Если клиент ограничен во времени и товар нужен был «вчера», он может купить его у другого поставщика, у которого процесс согласования проще и быстрее.

Теперь разберёмся, как в решении этих ситуаций может помочь B2B-платформа.

Пример: каталог товаров на B2B-платформе

B2B-платформа позволяет выводить актуальные данные из учётной системы. благодаря чему:

• Клиент видит свои индивидуальные условия закупки.
• Отображаются актуальные остатки по складам.
• Отображаются даты ближайших поставок товара.
• У товаров выводится кратность для добавления в заказ.

Таким образом, электронный каталог с актуальными данными существенно сокращает объём запросов по уточнению цены, наличия, остатков, вычисления индивидуальных условий закупки. Клиенты получают удобный сервис, а менеджеры больше не теряют время на рутинных операциях.

Оптимизируем согласование и оформление заказа

Теперь разберём, какие действия нужно сделать менеджеру, чтобы оформить заказ, если этот процесс не автоматизирован:

• Обработать итоговый состав заказа от клиента и внести его в ERP.
• Часто в последний момент клиент просит внести изменения. Менеджеру нужно согласовать и внести их.
• Рассчитать конечную цену заказа и условия доставки.
• Выставить счёт и отправить его клиенту.

Все эти операции требуют времени. Многое зависит от количества позиций и формата, в котором присылают заказ. Например, когда состав заказа присылают фотографией, менеджеру на его внесение может потребоваться от получаса до нескольких часов.

Пример: клиент прислал состав заказа в виде фотографии. Менеджеру нужно вручную перенести эти данные в ERP.

Внедрение B2B-портала позволяет разгрузить менеджеров в процессе оформления заказов.

Клиенты могут самостоятельно собрать состав заказа, разными способами: через добавление товаров из каталога, с помощью импорта из файла, через быстрое добавление по артикулу и т. д.

Пример: экран оформления заказа на B2B-платформе

Доступные способы оплаты и индивидуальные условия закупки подгружаются автоматически. Клиент может сам выбрать способ получения заказа и указать адрес доставки.

B2B-платформа позволят в 4 раза сократить время на обработку заказа

Мы проводили исследования с нашими клиентами, которые внедрили у себя B2B-портал на платформе Formix. По результатам замеров, в среднем менеджеры стали тратить в 4 раза меньше времени на оформление и обработку заказов от клиентов.

Освободившееся время менеджер может потратить на задачи, связанные непосредственно с продажами:

• Поиск и привлечение новых клиентов с высоким потенциалом развития.
• Развитие взаимоотношений с текущими клиентами, недопущение потери клиентов.
• Увеличение объёма продаж по своей клиентской базе.

Оптимизируем работу с первичной документацией

Многие менеджеры жалуются на рутину с бумажным документооборотом: выставление счётов, УПД, отгрузки. Документы теряются, в них совершают ошибки, приходится разбираться и тратить на это время.

Часто менеджер сам относит документы, например, отгрузки на склад, чтобы заказ собрали и отправили.

Пример: информация по заказу на B2B-платформе

Процесс работы с документами можно существенно упростить, если использовать B2B-портал. Вся первичная документация будет появляться на портале автоматически, а клиенту будут приходить уведомления. Менеджеру не придётся ничего отсылать самостоятельно. Также B2B-портал поможет избавиться от лишних запросов клиентов по уточнению статуса по заказам, отгрузкам и рекламациям. Вся эта информация автоматически направляется клиенту на почту, и на некоторых проектах ещё в мессенджеры.

Почему менеджеры боятся оптимизации

Многие менеджеры, которые привыкли работать «по старинке», испытывают некоторый страх, что B2B-портал их заменит. Вот несколько страхов, которые мы выявили при общении с ними на эту тему:

• «Изменится моя система мотивации, если клиент будет сам делать заказ».
• «Я мало заработаю. Буду меньше коммуницировать с клиентом, будет сложнее продавать».
• «Мне придётся адаптироваться к новым рабочим процессам, это сложно».
• «Автоматизацию делают чтобы меня уволить».

Если резюмировать, основной страх заключается в возможных изменениях в системе оплаты или даже в увольнении. На практике это совсем не так.

Исходя из нашего опыта общения с клиентами, делаем вывод, что после внедрения B2B-портала менеджеров не увольняют (за редким исключением), и не сокращают им зарплату. Чаще всего происходит перераспределение нагрузки. Например, если раньше менеджер вёл 30 клиентов, то после внедрения B2B-портала смог вести 60 клиентов с такими же трудозатратами. Кроме того, у менеджеров появляется больше времени на сами продажи. На поиск новых клиентов. На дополнительные продажи текущей клиентской базе. Это значит, что менеджер наоборот может заработать больше, чем до внедрения портала.

Как решать проблемы со страхами менеджеров

Что можно порекомендовать, чтобы избавить менеджеров от страха внедрения B2B-портала:

• Внести корректировки в систему мотивации. Чтобы в премии менеджера учитывались заказы с B2B-портала. В некоторых случаях можно дополнительно премировать менеджера за помощь в переходе клиентов на заказы через B2B-портал.
• Обучить менеджеров, показать возможности портала. Показать, что нагрузка на рутинных процессах снизится. Как только менеджеры поймут, что B2B-портал ничего страшного для них не представляет, они начнут рекомендовать клиентам перейти на него.
• Объяснить, что работы меньше не станет, увольнять не будут, будет больше клиентов и других задач.

Выводы

• Использование B2B-портала поможет избавить менеджеров от рутинных операций, которые съедают время и отвлекают от основной задачи — продаж.
• Как показывает практика, на одном только оформлении заказа можно сэкономить время в 4 раза, если использовать автоматизацию и B2B-портал.
• Чтобы менеджеры не воспринимали B2B-портал как угрозу, нужно внести корректировки в систему мотивации и провести разъяснительную работу.

Разработка B2B-портала с личным кабинетом

Компания Formix успешно внедрила 30+ B2B-порталов. И на основе полученного опыта разработала собственную B2B-платформу.

B2B-платформа — это набор готовых решений, которые настраиваются под бизнес-процессы заказчика.

Использование платформы позволяет сократить время запуска первой версии системы до 3–6 месяцев вместо 9–18 месяцев.

Бюджет на внедрение платформы для оптовых продаж в среднем в 3 раза меньше, чем при индивидуальной разработке.

B2B-платформа Formix успешно апробирована производственными и оптовыми компаниями в различных отраслях B2B рынка. В том числе есть успешные кейсы в сфере СИЗ и спецодежды.

Персональная демонстрация возможностей B2B-платформы

Мы готовы обсудить наш проект и поделиться опытом через индивидуальную демонстрацию возможностей B2B-платформы.

Вы сможете:

• Посмотреть работу B2B-платформы на реальных проектах в вашей отрасли или в смежной.
• Получить помощь в определении оптимальной версии для старта.
• Получить бесплатную консультацию по вашей специфике и разобрать нестандартную ситуацию.
• Получить предварительный расчет стоимости, сроков проекта и его окупаемости.

Оставьте заявку на персональную демонстрацию на сайте formix.ru