B2B-платформа для компании Факел-спецодежда
«Факел-спецодежда» – комплексный поставщик спецодежды, спецобуви, СИЗ; дилер компаний Delta Plus, «Ампаро», СОМЗ, Vento, «Армакон», «Манипула Специалист», «Еланпласт».
Реализует продукцию через широкую сеть дилеров в России, Белоруссии, Казахстане.
Увеличить прозрачность и повысить качество взаимодействия с партнерами за счет online-сервиса (B2B портал 1C), который позволит:
- Осуществлять управление документами КП и заказа в режиме онлайн без привлечения менеджеров компании.
- Облегчить коммуникацию за счет функций Личного кабинета (заказы, статусы, взаиморасчеты и т.д.)
Особенности проекта
Партнерская сеть «Факел-спецодежда» насчитывается более 1 100 дилеров. В нее входят крупно-оптовые и мелко-оптовые фирмы по продаже спецодежды и СИЗ, торговый агенты и корпоративные компании из различных отраслей. Дилеры получают доступ к закрытой B2B-системе, которая интегрирована с с учетной системой «Факел-спецодежда» (1С) и работает на основе ее данных.
Online-сервис для дилеров включает в себя: каталог с учетом индивидуальных условий закупки, актуальные остатки товара на складах, прогноз ближайших поставок товара, возможность создавать и управлять заказами, возможность оформлять коммерческие предложения, заказывать электронные пропуска для самостоятельной отгрузки товара со склада и т.д.
Каталог и ценообразование
Индивидуальные условия закупки
В B2B-системе отображается две цены — рекомендуемая розничная цена и конечная цена дилера с учетом его персональной скидки. Все цены передаются из учетной системы.
Основной товар в ассортименте компании — это спецодежда и спецобувь, у которых есть размеры. В зависимости от своей потребности дилеры могут покупать всю размерную линейку товара или только отдельные ее позиции. В каталоге индивидуальная цена дилера указана напротив каждого из размеров.
Дилер может делать закупки у «Факел-спецодежда» от нескольких юридических лиц. При этом, у каждого юрлица могут быть свои, уникальные условия закупки.
Актуальные остатки на складах
B2B-система компании «Факел-спецодежда» дает возможность дилерам в любое время суток получить информацию по наличию товара на складе, без необходимости обращаться к менеджеру.
У каждого товара в системе отображается актуальное количество, склад на котором он находится, единицы измерения для заказа. Данные об остатках товара передаются из учетной системы и всегда актуальны на момент оформления заказа.
Прогноз ближайших поставок
У компании «Факел-спецодежда» 10 000 SKU и 1 100 дилеров. Из-за высокого спроса может возникнуть ситуация, когда имеющегося в наличии товара недостаточно, чтобы покрыть текущую потребность клиентов.
Эта ситуация не должна мешать работе дилера. Поэтому в B2B-платформе Formix реализован функционал работы с товарами в пути. По товару можно посмотреть информацию о дате ближайшей поставки и количеству товара в поставке.
Дилер всегда может обозначить свою потребность в товаре, даже если его нет в наличии. Менеджер на стороне «Факел-спецодежда» работая с этой потребностью может увеличить количество товара в ближайших поставках, чтобы закрыть всю имеющуюся потребность от дилеров.
Работа с заказами
Оформление заказа
При оформлении заказа дилер видит всю необходимую информацию для принятия решения: текущее наличие товара на складе и график поступлений. Кроме того, он может самостоятельно спланировать отгрузку товаров. Это может быть единая дата для всех позиций в заказе, или индивидуальная для каждой из позиций. В зависимости от ситуации, у товарной позиции может быть указано несколько дат отгрузки. Это удобно, когда дилер заказывает крупную партию товара, которой нет на складе в полном объеме. Он может забрать ее в несколько отгрузок по мере поступления товара на склад.
Состав заказа можно редактировать - изменять количество товара,добавлять новые товары из каталога или из коммерческого предложения.
Если дилер планирует самостоятельно забрать товар со склада «Факел-спецодежда», то при помощи B2B-системы он может оформить заявку на электронный пропуск.
Управление заказами
В личном кабинете дилера отображается полная история по всем заказам: созданным в онлайн-сервисе, оформленных через менеджера «Факел-спецодежда» по телефону или по почте.
В журнале заказ может быть несколько сотен строк. Чтобы быстро найти нужный заказ можно воспользоваться поиском по журналу заказов или отсортировать заказы по статусу.
Через журнал заказов можно попасть в карточку заказа, где находится вся нужная информация для дилера:
- первичная документация: счет, накладная
- сертификаты на товары
- общая информация по заказу: статус заказ, сумма заказа, юрлицо, способ получения заказа, условия закупки, сколько строк заказа отгружено и т.д.
- информация об отгрузке заказа: дата отгрузки и статус
Коммерческие предложения
Часть дилеров делает оптовые закупки у «Факел-спецодежда», и в последующем перепродает товары с наценкой конечным покупателям. Когда конечными покупателями являются юридические лица, как правило дилеру необходимо провести согласование закупки. B2B-система позволяет сделать это процесс простым и удобным за счет функционала по выставлению коммерческих предложений.
Дилер, может напрямую в портале составить коммерческое предложение (КП), добавив в него товары из каталога «Факел-спецодежда». КП может быть оформлено как от имени дилера, так и от имени «Факел-спецодежда». По каждой из позиций в КП дилер может проставить свою наценку и на выходе получить файл с ценами для конечного клиента.
При согласовании с клиентов, дилер может вносить в КП необходимые корректировки. При этом он всегда видит актуальные цены и остатки товара на складах «Факел-спецодежда». После согласования КП, дилер может быстро оформить заказ на указанные в КП товары.
Управление аккаунтом
Управление юрлицами
На B2B-платформе контрагенты могут делают закупки от нескольких юридических лиц. Одной из компаний маркируется как головная, остальные как дочерние. Для головной компании доступны все данные по деятельности дочерних: история заказов, отгрузок, детализация по дебиторской задолженности и т.д. Дочернии компании видят данные только по себе.
При необходимости, дилер может подать заявку на добавление в систему новой компании, предоставив соответствующие данные: ИНН, КПП, юридический адрес. Сотрудник компании «Факел-спецодежда» проверят эти данные, если нужно заключает договор и добавляет контрагента в свою учетную систему.
После этого B2B-платформа синхронизируется с учетной системой «Факел-спецодежда» и выгружает к себе всю необходимую информацию по юридическому лицу: индивидуальные условия закупки, договора, кредитный лимит, сотрудники и т.д. После этого дилер может начать закупки под этим юрлицом.
Данные по юридическим лицам в B2B-платформе поддерживаются в актуальном состоянии за счет синхронизации с учетной системой. Это обеспечивает безопасность и исключает возможность совершения заказа на непроверенные или переставшие функционировать юрлица. Например, если у юрлица истек срок договора, то автоматически заблокируется возможность оформления заказа.
Создание дополнительных аккаунтов, настройка доступа к функционалу
От одного контрагента может работать несколько сотрудников. Одному из сотрудников, например руководителю отдела продаж присваивается статус “Суперпользователя”. Он может просматривать все действия других сотрудников компании: историю заказов и отгрузок, рекламации и т.д. Заводить в системе новых сотрудников, прикреплять их к юридическим лицам, настраивать права доступа. Может блокировать сотрудников, например в случае увольнения. Заблокированный сотрудник не сможет войти в систему, при этом все его заказы, отгрузки и рекламации сохранятся и с ними сможет работать другой человек.
Процесс внедрения платформы
Скорость внедрения
Первая версия системы на базе B2B-платформы Formix запускается в среднем в 3 раза быстрее, чем при индивидуальной разработке.
Такая разница во времени достигается за счет того, что по своей сути платформа — это набор готовых решений, которые мы адаптируем под специфику клиента. Каждое из этих решений было апробировано нами за 15 лет работы на рынке B2B-систем.
Схема работы
Этап 1. Аналитика и первичная настройка платформы. На этом этапе мы выявляем особенности бизнес-процессов и выясняем каких критичных данных для работы платформы нет в в учетной системе 1С.
Этап 2. Сделали базовую интеграцию с учетной системой. На этапе был реализован первичный обмен данными между B2B-платформой и 1С, который позволил:
- определить некорректно отображающиеся данные, которые нужно было поправить на стороне 1С
- сформировать требования на техническую доработку на стороне платформы.
Этап 3. Настройка платформы под специфику заказчика. У большинства крупных компаний есть своя специфика в основных процессах. На этом этапе мы вносим необходимые корректировки в платформу, чтобы она корректно работала с текущими бизнес-процессами.
Этап 4. Запуск систему в эксплуатацию. На последнем этапе мы проводим функциональное тестирование и делаем отладку. После этого система тестируется на небольшом количестве реальных пользователей и уже после этого происходит запуск системы в эксплуатацию для всех клиентов.
Результаты внедрения B2B-платформы
Улучшение клиентского опыта
Часть дилеров уже ожидала online-сервиса, в котором они самостоятельно смогли бы делать заказы. У кого-то уже был опыт работы с подобными системами на площадках других поставщиков. Этот опыт был разным: положительным и отрицательным, но все сходились во мнении — закупки оналайн становятся нормой.
Внедрение B2B-платформы позволила многим дилерам из регионов работать в удобное для себя время и не зависеть от графика работы менеджеров на стороне Мастак.
Дилеры отметили, что после внедрения системы значительно сократилось время на формирование и оформление заказа.
Упрощение работы партнеров с менеджерами
За счет автоматизации процессов сильно упростился процесс взаимодействия между дилерами и менеджерами компании Мастак. Меньше времени уходит на уточнение наличия, работу с документами, отслеживание дебиторской задолженности.
У менеджеров Мастака появилось больше времени, которое они могут потратить: на увеличение объема продаж по своей клиентской базе, поиск и привлечение новых клиентов с высоким потенциалом развития.
Повышение лояльности
После внедрения B2B-платформы мы провели интервью среди дилеров и собрали подробную обратную связь. На основе этих данных будет происходить доработка системы и ее дальнейшее развитие.
